Le RGPD vous donne le droit de demander à une entreprise une copie des données personnelles qu'elle détient sur vous et des informations sur leur utilisation.
- L'entreprise doit répondre dans un délai d'un mois, qu'elle peut prolonger de deux mois si nécessaire, et la première copie est gratuite.
- Dans un litige sur des dommages, une demande d'accès peut faire apparaître des rapports d'inspection, des notes et de la correspondance liés à votre location.
Vous avez demandé ses preuves au loueur et reçu une réponse d'une ligne : « notre inspection a constaté un dommage ». Le RGPD vous donne un droit distinct et indépendant. Vous pouvez demander à l'entreprise une copie des données personnelles qu'elle détient sur vous, et elle doit répondre dans un délai fixé. Dans un litige sur des dommages, cela peut faire apparaître des documents que vous ne verriez jamais autrement.
Ce que couvre le droit d'accès
Le Comité européen de la protection des données (CEPD) explique le droit d'accès dans ses lignes directrices 01/2022. Il comporte trois volets :
- la confirmation que l'entreprise traite ou non des données vous concernant ;
- l'accès à ces données, généralement sous forme de copie ;
- des informations sur le traitement : finalités, catégories de données, destinataires, durée de conservation et vos autres droits.
Le CEPD ajoute quelques points qui comptent en pratique :
- vous n'avez pas à motiver votre demande ;
- la première copie doit être gratuite, même si sa production est coûteuse ;
- aucune forme n'est imposée, et vous n'êtes pas obligé de citer le RGPD, même si cela aide ;
- l'entreprise doit répondre dans les meilleurs délais et en tout cas dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Si nécessaire, elle peut prolonger ce délai de deux mois, et elle doit vous dire pourquoi.
Pourquoi c'est utile dans un litige sur des dommages
Une réclamation pour dommages repose sur des documents : l'état des lieux de départ, l'inspection de retour, des notes internes, des e-mails avec le garage, peut-être des images de scanner ou des données télématiques. Certains sont liés à votre nom, à votre numéro de réservation ou à la voiture pendant votre location.
Le Konsumentverket conseille de demander des photos, des rapports et les justificatifs des frais de réparation quand on vous facture un dommage que vous ne reconnaissez pas. Une demande d'accès ajoute un délai légal à cette question. Elle ne remplace pas votre contestation : elle se mène en parallèle.
| Ce que vous pouvez recevoir | Pourquoi c'est important |
|---|---|
| Les rapports d'inspection au départ et au retour | Montrent ce qui a été noté et quand |
| Les notes internes sur votre location | Peuvent montrer qui a constaté le dommage et comment |
| La correspondance sur votre réclamation | Montre comment le montant a été fixé |
| Les destinataires de vos données | Par exemple un gestionnaire de sinistres ou une société de recouvrement |
| Les données de localisation ou du véhicule liées à vous | Pertinentes si l'entreprise s'appuie dessus |
Les orientations du CEPD sur les véhicules connectés relèvent que les données de localisation sont à haut risque, peuvent révéler les habitudes des personnes et ne devraient pas être collectées en continu par défaut. Si une entreprise s'appuie sur ce type de données dans une réclamation, vous pouvez l'interroger à ce sujet.
Trouvez la bonne adresse
Cherchez dans la politique de confidentialité de l'entreprise un délégué à la protection des données ou une adresse e-mail dédiée à la vie privée. Utilisez cette adresse plutôt que le service client général. Si vous avez réservé via un intermédiaire, celui-ci peut aussi détenir des données ; vous pouvez lui adresser une demande séparée.
Rédigez la demande
Objet : Demande d'accès aux données personnelles (article 15 du RGPD) J'ai loué chez vous une voiture du [date] au [date], numéro de réservation [numéro], immatriculation [plaque], à [lieu]. En vertu de l'article 15 du RGPD, je vous demande une copie de toutes les données personnelles que vous détenez sur moi en lien avec cette location, y compris les rapports d'inspection au départ et au retour, les photos et notes liées à ma location, les documents relatifs à la réclamation pour dommages [référence] et la correspondance me concernant échangée avec des tiers. Merci de m'indiquer également les finalités, les destinataires et la durée de conservation de ces données. Dans l'attente de votre réponse dans un délai d'un mois.
Joignez une copie de votre réservation, et non une copie de votre passeport, sauf si l'entreprise le demande et qu'il existe un réel besoin de confirmer votre identité. Nos modèles de lettres contiennent d'autres courriers pour un litige sur des dommages.
Notez les dates
Notez la date à laquelle l'entreprise a reçu votre demande. Le délai expire un mois plus tard, sauf si l'entreprise vous informe qu'elle a besoin d'une prolongation et pourquoi. Le calculateur de délais vous aide à suivre cette date à côté de vos délais de rétrofacturation.
Utilisez ce que vous recevez
Comparez les documents avec vos propres preuves. Cherchez :
- l'heure de l'inspection de retour par rapport à votre heure de restitution ;
- si un dommage noté au départ est désormais présenté comme nouveau ;
- si la voiture a été relouée avant l'inspection ;
- comment le montant a été calculé.
Ajoutez ensuite ce que vous avez trouvé à votre contestation. Notre guide sur les preuves dont vous avez besoin montre comment les organiser, et le guide pour contester une réclamation pour dommages montre comment rédiger le tout.
Si l'entreprise ne répond pas
Envoyez une relance qui rappelle le délai d'un mois. Si cela ne suffit pas, vous pouvez saisir l'autorité de protection des données de votre pays, en France la CNIL. Cette plainte porte sur la demande d'accès, pas sur le dommage lui-même. Pour le litige sur les dommages, suivez les voies décrites dans que faire quand le loueur ne répond pas.
Suivi et télématique
Beaucoup de voitures de location récentes collectent des données sur la position et la conduite. Lisez suivi GPS des voitures de location et vie privée pour savoir ce qu'en dit le CEPD.
Questions fréquentes
Dois-je expliquer pourquoi je veux les données ?
Non. Les lignes directrices du CEPD indiquent que vous n'avez pas à motiver une demande d'accès, et que l'entreprise n'a pas à apprécier les raisons de votre demande.
Les photos de la voiture sont-elles des données personnelles ?
Une photo de voiture n'est pas toujours, à elle seule, une donnée personnelle. Mais les documents liés à votre nom, à votre réservation ou à la plaque d'immatriculation pendant votre location, comme les notes d'inspection, les dossiers de réclamation et les messages vous concernant, le sont généralement. Demandez tout ce qui est lié à votre location.
Que faire si l'entreprise ne répond pas dans le mois ?
Envoyez une relance qui rappelle le délai du RGPD. Sans réponse, vous pouvez saisir l'autorité de protection des données de votre pays, en France la CNIL. C'est une démarche distincte du litige sur les dommages lui-même.